Étape 2: Évaluation sur le terrain

Objectifs

  • Déterminer la faisabilité des canaux identifiés dans l’ébauche de stratégie en vue d’élaborer une stratégie finale.
  • Comprendre les modalités de mise en œuvre de chaque canal en vue d’élaborer une ébauche des directives de mise en œuvre.

Réalisations

  • Rapport d’évaluation sur le terrain ; un document ou un rapport est remis au groupe de parties prenantes, si la faisabilité des canaux proposés est confirmée.
  • Stratégie finale
  • Ébauche des directives de mise en œuvre
  • (Facultatif) Diapositives PowerPoint résumant les informations ci-dessus.

Toutes les informations contenues dans cette section sont décrites de manière plus détaillée dans le document VectorWorks How to Conduct a Field Assessment (Comment mener une évaluation sur le terrain).

Au moins un mois avant l’atelier des parties prenantes :

  1. Assurez-vous que le bailleur de fonds et le PNLP sont informés de votre intention de mener l’évaluation sur le terrain. Généralement, ces évaluations ont lieu immédiatement après l’atelier des parties prenantes.
  2. Les bailleurs de fonds et le PNLP devraient pouvoir vous informer sur les partenaires ayant l’intention de mettre en œuvre la stratégie DC et éventuellement, quels sont les canaux les plus prometteurs. Ou, s’ils prennent la direction du projet, vous pouvez les aider à dresser une liste des intervenants essentiels au succès de l’évaluation. Par exemple, si vous pensez que les écoles représentent un canal prometteur, demandez à ce qu’un représentant du programme de santé scolaire du MdE rejoigne votre équipe.
  3. Contactez ces partenaires et planifiez de mener ensemble l’évaluation.

Au moins trois semaines avant l’atelier des parties prenantes :

  1. Pour apprendre les meilleures pratiques ainsi que les défis liés à un canal particulier, les performances (meilleures et mauvaises) au niveau régional/du district doivent être prises en compte lors de l’évaluation des systèmes. Par exemple, pour la distribution scolaire, si une région est réputée pour ses bonnes pratiques de gestion, de leadership et de reporting, des visites sur le terrain y seront envisagées. Une région présentant des caractéristiques inverses devra aussi être sélectionnée. La même démarche peut être adoptée pour la distribution communautaire en se basant sur les interventions communautaires passées ou en cours de mise en œuvre.
  2. L’épidémiologie du paludisme doit être prise en compte en cas de disparités à travers le pays.
  3. Le calendrier doit indiquer les régions et districts que vous avez l’intention de visiter, les réunions que vous aimeriez convoquer, les partenaires et responsables que vous souhaitez rencontrer, ainsi que les établissements de santé, les écoles et autres structures (comme les entrepôts) où vous souhaitez vous rendre.
  4. Commencez vos préparatifs de voyage (hôtel, location de véhicule et indemnités journalières). Notez qu’au moins un représentant de chaque région et district peut vous accompagner lors de vos réunions dans cette région ou ce district. Prenez les dispositions nécessaires, en termes de place et de fonds, pour ces personnes. Ces représentants pourront aussi répondre à vos questions lors de vos déplacements et faciliter la rencontre d’autres partenaires et responsables sur le terrain.

Pendant et immédiatement après l’atelier des parties prenantes : 

  1. Posez des questions aux parties prenantes, soyez très attentif aux discussions et déterminez si vous devez rencontrer d’autres interlocuteurs ou vérifier certains aspects particuliers de la mise en œuvre. Les structures sanitaires, scolaires et communautaires varient d’un pays à un autre.

Remarques générales sur ces entretiens et visites de sites :

  1. Visitez autant de sites que le temps vous le permet, en veillant à mener une enquête approfondie sur chaque site. Prévoyez une heure et demie par entretien. Prenez en compte le temps de voyage et d’attente.
  2. Songez à diviser votre équipe en plusieurs groupes pour assurer la visite de tous les sites.
  3. Les entretiens doivent être menés avec les informateurs clés et, le cas échéant, avec des groupes cibles.
  4. Respectez l’emploi du temps de vos interlocuteurs. Commencez par expliquer le motif de votre visite et que celle-ci est agréée par le donateur ou le ministère. Ayez une liste de questions toutes prêtes.
  5. Ne posez pas les questions qui ne conviennent pas à une situation donnée. Prenez des notes aussi détaillées que possible. Posez des questions non préparées, selon les informations que vous recueillez.
  6. Évaluez leurs méthodes de travail actuelles et les possibilités d’intégration du nouveau système dans le système existant. Ne présumez pas que la démarche mise en œuvre dans un pays fonctionnera dans le contexte du pays où vous vous trouvez. Renseignez-vous toutefois sur les activités d’autres pays ; vous y trouverez peut-être de nombreux points communs et pourrez tester différentes théories et formuler des questions.
  7. Il est important de poser des questions, mais aussi d’observer. Consultez les registres, rapports et autres outils de collecte de données et bases de données. Inspectez éventuellement les sites de stockage. Prenez des photos pour vous aider à documenter votre rapport.
  8. Une fois informé sur le système en place, suggérez comment vous pourriez y intégrer la distribution de MII. Passez en revue les étapes de mise en œuvre possibles. Les responsables qui sont vos interlocuteurs vous guideront et vous expliqueront ce qui pourra et ne pourra pas fonctionner.

Remarque sur le renforcement des capacités et l’appropriation du processus par le pays :

Dans la mesure du possible, impliquez les interlocuteurs clés de chaque ministère et division concernés dans le processus de planification et faites en sorte qu’ils pilotent l’évaluation. En participant activement à l’évaluation, ils comprendront mieux les écueils potentiels et les facteurs à considérer en matière de DC et effectueront ainsi un meilleur travail de supervision. Vous pourriez par exemple donner progressivement à l’interlocuteur principal du gouvernement de plus en plus de responsabilités dans le pilotage des discussions. Le représentant principal du partenaire de mise en œuvre peut mener les premiers entretiens, puis le ou les interlocuteurs clés pourront prendre la relève. Le représentant principal du partenaire de mise en œuvre sera disponible, si nécessaire.

Rappelez-vous en outre que les formations et visites de supervision seront pilotées par le ou les interlocuteurs clés. En attribuant au(x) interlocuteur(s) clé(s) un rôle de leadership visible durant la phase d’évaluation, vous fixez le cadre de la démarche de mise en œuvre conduite par le pays.

Il est important de se rappeler que vos directives de mise en œuvre doivent (du moins, dans un premier temps) être présentées dans un document unique applicable à l’ensemble des activités de DC planifiées dans le pays. La planification des canaux et leur présentation dans un document unique facilitent les efforts continus visant à assurer l’harmonisation des canaux et leur mise à profit mutuelle lorsque cela est possible, et à éviter ainsi la duplication des efforts.

Avant de vous rendre sur le terrain, ébauchez la table des matières et organisez les directives de mise en œuvre par sections. Cela vous aidera à formuler vos questions d’entretien.

Chaque soir :

  • Discutez avec l’équipe des enseignements tirés. Gérez les membres de votre équipe ; par exemple, vos interlocuteurs au sein du gouvernement peuvent vous expliquer un grand nombre des processus, pour vous aider à comprendre ce que vous avez appris et à vous préparer au cycle d’entretiens suivant.
  • Dans votre ébauche de document, commencez à remplir les différentes sections des directives.
  • Vous aurez probablement une bonne vue d’ensemble dès le deuxième ou troisième soir. Commencez à élaborer des diagrammes représentant les flux de MII et de données. Tracez-les au crayon, puis passez-les en revue avec votre équipe.
  • Accordez-vous du repos. Les journées de travail sur le terrain commencent tôt et impliquent de longs trajets en voiture.
  • Prenez occasionnellement une soirée de repos et de détente avec votre équipe. Les évaluations sont aussi l’occasion de nouer des liens et partenariats.

Deux jours avant la fin de la visite sur le terrain :

  • Veillez à ce que l’interlocuteur principal pour les MII ait rappelé à toutes les parties prenantes nationales de se réunir à nouveau.

À votre retour des évaluations sur le terrain :

  1. Avec votre équipe, passez en revue la présentation que vous donnerez lors de la réunion des parties prenantes concernant les résultats des évaluations sur le terrain avec le PNLP, le MdE et les autres partenaires, pour vous assurer que vous êtes tous au diapason.

  2. Faites un débriefing avec le donateur, le responsable du programme PNLP, ainsi que les responsables d’autres parties concernées, pour vous assurer qu’ils sont au courant de l’ordre du jour avant la réunion des parties prenantes.

  3. Après le débriefing, envoyez la présentation par e-mail à toutes les parties intéressées. Mettez en copie le(s) bailleur(s) de fonds, le responsable du programme PNLP et autres parties concernées.

Exemples de documents de directives stratégiques de certains pays :