Étape 1: Convoquer le comité de coordination

Objectifs

• Établir un comité de coordination composé des membres compétents et convenir des termes de référence.

Réalisations

• Termes de référence pour le comité de coordination

• Sélectionner les participants.
• Inviter les participants.
• Organiser une première réunion et convenir des termes de référence.
• Convenir de la fréquence des réunions.

Qui inviter

• Même si un groupe diversifié de parties prenantes a peut-être été invité à participer aux étapes d’élaboration des stratégies et de planification, il n’est pas réaliste de présumer qu’un grand groupe de professionnels, qui exercent par ailleurs d’autres responsabilités, seront en mesure de participer à de nombreuses réunions dans le cadre d’un comité de coordination. Il faut également tenir compte des délais nécessaires à l’élaboration et au lancement d’un nouveau programme, ou à la révision ou l’extension d’un programme existant. La coordination et l’adhésion d’un large groupe de parties prenantes sont certes essentielles au succès à long terme du programme, et cruciales lors de l’étape d’élaboration des stratégies, mais ce sont des processus chronophages susceptibles de retarder la mise en œuvre. C’est pourquoi les membres du comité de coordination doivent faire l’objet d’une sélection rigoureuse. En général, il existe déjà un comité en capacité de coordonner les activités de DC (par ex. les sous-comités MILD, etc.). La liste des membres du comité doit être examinée et les nouveaux membres cooptés selon le besoin.
• À certains stades du processus, en particulier lors de la définition de plans et calendriers détaillés pour la mise en œuvre, la formation, la supervision et le suivi, il sera également important de confier à un ou plusieurs petits groupes de spécialistes la responsabilité de formuler des ébauches de plans qui pourront être discutées lors de réunions générales périodiques. Assurez-vous alors que les parties prenantes comprennent clairement leurs rôles et responsabilités. Il est possible que le MdS souhaite également donner des orientations sur la fréquence et le niveau de participation aux réunions du groupe de travail en charge de la planification et de la coordination globales de la distribution de routine de MII, ainsi qu’aux réunions des groupes de travail chargés par exemple de la gestion de la chaîne logistique, de la formation, de la communication et des processus de S&E.
• De nombreux PNLP pilotent déjà des réunions de groupes de travail périodiques sur le paludisme avec les parties prenantes afin de discuter de la planification, de la sensibilisation, du financement et d’autres questions stratégiques. Ces programmes disposent souvent de petits groupes de travail techniques en charge de la gestion des cas de paludisme, de la prévention, du paludisme pendant la grossesse, du S&E, etc. Les pays ayant mis en œuvre des campagnes de distribution massive de MII peuvent également disposer d’un comité de coordination nationale et de sous-comités constitués en groupes de travail. Les termes de référence peuvent être adaptés pour ces groupes, si nécessaire, afin de satisfaire aux besoins de DC particuliers. Il sera également peut-être nécessaire d’augmenter le nombre de membres au sein du groupe pour garantir la participation de ceux directement liés aux canaux de DC sélectionnés. Un exemple de terme de référence pour le comité de coordination est proposé ci-dessous dans la section Ressources.
• D’un pays à un autre, bon nombre des défis inhérents aux programmes de DC sont liés au financement et à la gestion des achats et des livraisons. Le comité de coordination peut soutenir les efforts déployés pour surmonter ces défis en apportant une assistance continue au processus de suivi des progrès, à la recherche de solutions aux problèmes qui surviennent et à l’élaboration de plans d’urgence pour éviter les problèmes avant qu’ils ne surviennent. Idéalement, ce rôle pourra être intégré aux termes de référence.

• Veillez à obtenir un bon niveau de participation au processus de coordination dans l’ensemble du système de santé. Pour assurer la distribution de MII, il est important que cela ne soit pas perçu comme une activité relevant exclusivement du PNLP, qui imposerait ses exigences sur l’emploi du temps et des ressources des personnels d’établissements de santé. C’est une des raisons pour lesquelles il est utile de bien gérer la composition de l’équipe de coordination et d’être attentif à la manière dont les tâches sont décrites et présentées.
• Ces questions sont examinées plus en détail dans le document VectorWorks Guide pour les systèmes de distribution des MILD par l’inter-médiaire des établissements de sant: Guide récapitulatif basé sur des expériences nationales récentes.

• Certains réseaux communautaires spécifiques peuvent prendre part à la distribution et doivent jouer un rôle clé au sein du comité de coordination.
• Il est important de maintenir l’implication de tous les personnels du MdS participant au comité dans le cadre d’une distribution par l’intermédiaire des établissements de santé. Les personnels de ces établissements, et du district, auront probablement un rôle important à jouer au sein du canal communautaire.
• Ces questions sont examinées plus en détail dans le document VectorWorks Guide de Distribution Communautaire d’ITN.

• Le MdE doit participer au comité de coordination car son soutien est primordial et il apportera un éclairage important sur les questions de mise en œuvre.
• Certains pays pilotes ont constaté qu’il était important d’impliquer les pouvoirs publics locaux aux étapes de planification et de coordination, du fait de leur rôle dans la pérennisation de la démarche dans certains contextes, ainsi que dans la gestion financière.
• Il est important d’impliquer tous les personnels du MdS participant au comité dans le cadre d’une distribution par l’intermédiaire des établissements de santé. Les personnels de ces établissements et du district auront probablement un rôle important à jouer au sein du canal de distribution scolaire.
• Ces questions sont examinées plus en détail dans le document VectorWorks Distribution scolaire de moustiquaires imprégnées d’insecticide à longue durée d’action Guide récapitulatif basé sur des expériences nationales récentes.

• Coordination committee TOR Kenya example (Termes de référence du comité de coordination, exemple du Kenya)