Étape 10: Transporter les moustiquaires vers le site de distribution

Objectifs

  • Veiller à la mise en place des MII aux points de distribution sans pertes dues à la fraude, au vol ou au détournement.

Réalisations

  • Mise en place des MII

  • Lancer la mise en œuvre du plan de transport.
  • Examiner le contexte et les progrès accomplis, et réviser les plans, si nécessaire.

Transport

  • Mener un plan de transport détaillé dans le cadre du plan logistique global, comprenant notamment des détails sur les partenaires, sous-traitants, distances, itinéraires et calendriers. Planifier suffisamment à l’avance pour permettre le recrutement des prestataires de transport et l’exploration de plans d’urgence dans les cas où les prestataires appropriés ne peuvent pas être identifiés. Prévoir le nombre minimum de points de contact pour le réseau de stockage et de transport.
  • S’assurer que les partenaires passent avec les prestataires de services logistiques des contrats clairs et détaillés stipulant clairement les procédures opérationnelles standard (POS) à suivre et les délais à respecter, et comptabilisent toutes les MII. Cela inclut la nécessité d’effectuer toutes les démarches administratives nécessaires. Les contrats doivent exposer en détail les conséquences financières de la non-comptabilisation de toutes les MII.
  • Songer à demander aux agences internationales sollicitées d’expédier les MII jusqu’aux points de distribution intermédiaires. Cela permet de réduire le nombre d’entreprises intervenant dans la chaîne logistique et simplifie le processus de gestion du transport et de la chaîne logistique.
  • Identifier les normes minimales relatives aux critères de sélection des transporteurs. Cela ne sera peut-être possible que pour les transports effectués au niveau régional ou du district. Dans de nombreux cas, les partenaires jugent nécessaire d’abaisser les normes de transport au cours des campagnes, lorsqu’un grand nombre de transporteurs du dernier kilomètre doivent intervenir à la fin de la chaîne logistique. Il est toutefois généralement possible d’éviter de faire appel à des transporteurs informels pour les chaînes logistiques de DC.
  • Planifier soigneusement les calendriers de livraison. Implanter des zones tampons, en particulier pour les zones difficiles d’accès. Livrer dans la journée et aux heures où un personnel est présent et disponible pour réceptionner les marchandises.
  • Les parties prenantes doivent soigneusement coordonner l’arrivée, la validation et le réacheminement des MII afin d’éviter les retards et les fuites inutiles. Alerter tous les points de stockage et de distribution sur la quantité de MII qu’ils s’apprêtent à réceptionner.
  • Dans les lieux connus comme posant un risque élevé d’altération du contenu des conteneurs, recruter du personnel de sécurité pour accompagner l’acheminement des arrivages entre le port et les dépôts intermédiaires.
  • Prévoir un budget de logistique inverse et assurer une gestion aussi minutieuse que pour la logistique tout au long de la chaîne logistique des MII. Il s’agit d’un domaine où les risques de perte de MII sont importants et qu’il convient donc de souligner lors de la planification, de la formation et de la mise en œuvre.

Documentation

  • Suivre les documents, en particulier les bons de livraison, fiches d’inventaire, feuilles de pointage et registres de distribution, à chaque point de mouvement de la chaîne logistique. Simplifier au maximum la documentation et utiliser dans la mesure du possible les formats de documents en vigueur dans chaque pays (par ex. bons de livraison et fiches d’inventaire standards déjà utilisés, consignation des MII dans des registres standardisés et rapports HMIS pour la distribution de routine par l’intermédiaire des établissements de santé, etc.).
  • Utiliser un système standard pour remplir les documents et s’assurer que toute erreur de lecture est impossible (en autorisant par exemple une coche ou une croix). Inclure les POS dans le cadre des formations.
  • Si des documents de suivi spécialisés sont introduits (tels que des coupons pour la distribution communautaire), inclure un plan de réapprovisionnement des supports de suivi. Si des coupons sont utilisés en échange de MII, s’assurer qu’ils sont difficiles à dupliquer (par exemple, par des procédés d’impression de sécurité, de marquage en relief et de sérialisation).
  • Insister sur l’importance d’une trace papier claire et précise pendant la formation et la supervision, ainsi que dans les contrats et évaluations.
  • Pour certains partenaires, une plus grande visibilité de l’information (par le biais notamment de comptes rendus et de publication de rapports) est utile pour la prévention de la fraude, des détournements et du vol. Ce type de mesure est particulièrement applicable et efficace dans le cadre de distributions continues, lorsqu’il est possible d’effectuer des comptes rendus systématiques sur le nombre de MII reçues et distribuées par les établissements de santé, les écoles ou les groupes communautaires.
  • Dans la mesure du possible, envisager l’utilisation de méthodes électroniques. Les lecteurs de code-barres et les systèmes de reporting par téléphone mobile permettent d’assurer un suivi en temps réel, de réduire la charge du reporting et de faciliter la coordination.
  • Utiliser les mêmes procédures pour la logistique inverse, y compris en matière de documentation, que pour la logistique tout au long de la chaîne logistique.

Stockage

  • Inclure un plan de stockage détaillé dans le cadre du plan logistique global. Ce plan doit décrire les quantités, les volumes requis, les problématiques d’accès liées aux dates et aux heures, les niveaux de sécurité requis, etc. Il doit être informé par l’évaluation des capacités de stockage et élaboré suffisamment en amont de l’arrivée des lots pour permettre la location de sites de stockage privés et la remise en état des espaces de stockage actuels.
  • Réaliser un état des lieux des entrepôts bien avant les livraisons, afin d’évaluer si l’espace et les conditions de stockage sont adéquats et si de bonnes pratiques d’entreposage sont utilisées.
  • Lorsque les moustiquaires sont mises en dépôts, plusieurs mesures doivent être mises en place :
    • Interdire l’accès au personnel non autorisé, en particulier lors des chargements et déchargements.
    • Recruter des personnels de sécurité supplémentaires si le dispositif de sécurité actuellement mis en place aux entrepôts est jugé insuffisant.
    • Utiliser un système à deux clés, par lequel l’accès à l’entrepôt s’effectue au moyen de deux clés, en la possession de deux personnes différentes.
    • Utiliser en permanence une alarme de sécurité et un dispositif de vidéosurveillance, une mesure principalement mise en place dans les dépôts centraux, car généralement trop chère pour les sites intermédiaires et de niveau inférieur.
    • Ne pas laisser le personnel entrer dans les dépôts en portant des sacs personnels et s’assurer que tous les sacs à ordures sont transparents.
    • Empiler correctement les balles de façon à faciliter les inventaires.
    • Planifier les livraisons et réacheminements de manière à écourter le plus possible les périodes d’entreposage.
    • Utiliser des compteurs pour assurer le comptage précis des balles pendant le chargement et le déchargement des MII.

  • Effectuer les livraisons pendant les heures du jour. Les transporteurs ne doivent pas être tentés de relâcher leurs efforts de livraison pendant la journée, même lorsque les points de livraison ne sont pas des lieux de travail.
  • Ces questions sont examinées plus en détail dans le document VectorWorks Guide de distribution communautaire de MII.