Étape 5: Créer un plan de gestion de la chaîne logistique et en préparer la mise en œuvre

Objectifs

  • Élaborer un plan de gestion de la chaîne logistique étayé par des évaluations détaillées.
  • Recruter les services d’un prestataire de services de gestion logistique, le cas échéant, ou idéalement, intégrer la contribution de l’administration en charge de la gestion de la chaîne logistique (par ex. la division des dépôts médicaux).

Réalisations

  • Plan de transport et de stockage.
  • Outils de suivi et autres outils logistiques conçus et en place.
  • Contrats établis avec les prestataires de services logistiques.

  • Convoquer une réunion du comité de coordination.
  • Planifier la chaîne logistique, y compris les voies de transport et les sites de stockage pour l’ensemble des canaux, jusqu’au niveau le plus bas possible.
  • Planifier et réaliser une évaluation des risques de la chaîne logistique ; les réalisations doivent informer les mesures d’atténuation des risques intégrées au plan final.
  • Élaborer un plan de gestion de la chaîne logistique documenté.
  • Partager le plan documenté avec l’ensemble des parties intéressées.
  • Lancer un appel d’offres auprès des prestataires de services logistiques, lorsque cela est nécessaire.
  • Évaluer les offres et attribuer les contrats aux prestataires de services logistiques.

  • Élaborer un plan de gestion de la chaîne logistique tenant compte des besoins de l’ensemble des canaux de DC prévus, étant donné les fortes possibilités de synergie et d’économies.
  • Entreprendre une évaluation des risques de la chaîne logistique pour informer l’élaboration d’un plan logistique robuste. Reportez-vous au document VectorWorks intitulé Éviter, détecter et limiter les conséquences de la fraude, du vol et du détournement de moustiquaires imprégnées d’insecticide qui contient des orientations plus détaillées sur la manière de mener ce type d’évaluation et d’utiliser les résultats pour l’élaboration du plan logistique.
  • Les aspects suivants doivent être inclus dans le plan de gestion de la chaîne logistique :
    • Un plan du réseau de distribution montrant les points de distribution, les sites de stockage et les voies de transport.
      • Planifiez ces aspects lors de discussions avec les personnels ayant une bonne connaissance des différentes régions du pays, des défis liés au transport, ainsi que de la disponibilité et de la qualité des capacités de stockage.
      • Vous devrez peut-être effectuer d’autres visites d’évaluation des dépôts pour en vérifier l’adéquation et planifier une remise en état et le renforcement des dispositifs de sécurité, si nécessaire.
    • Les besoins en stockage, y compris les orientations concernant les mesures de sécurité, qui peuvent varier selon le niveau, fournissent des exemples d’images illustrant les bonnes pratiques quant aux approches à adopter et aux conditions de stockage.
      • Les sites de stockage doivent être :
        • Secs.
        • Protégés contre les rongeurs.
        • Sécurisés.
        • Suffisamment spacieux pour assurer de bonnes pratiques de stockage permettant la tenue de registres de dépôt précis et des vérifications de stocks visuelles.
    • Des plans de réapprovisionnement reliés au plan de micro-quantification, détaillant les méthodes de déclenchement du réapprovisionnement, telles que les seuils de stock et les mécanismes de réapprovisionnement possibles. Le réapprovisionnement est un aspect crucial de la DC ; les goulots d’étranglement dans la chaîne d’approvisionnement et les ruptures de stocks aux points de service étant des défis fréquents.
      • Les méthodes de réapprovisionnement appropriées peuvent varier au sein du pays. L’intégration des options proposées dans ce plan évite d’imposer des méthodes qui peuvent être trop rigoureuses pour les districts, où l’application d’une méthode standard ne sera peut-être pas appropriée.
      • Il sera peut-être nécessaire de prévoir des budgets de réapprovisionnement pour certains districts afin d’éviter l’apparition de goulots d’étranglement dans les dépôts de MII et garantir la suffisance des stocks aux points de distribution.
      • Les méthodes de réapprovisionnement peuvent associer des mécanismes « push » et « pull », selon le canal et le contexte.
    • Intégrez les plans de distribution initiale, de stockage et de réapprovisionnement à l’ensemble des canaux de DC, dans les régions où plusieurs canaux sont mis en œuvre.
    • Prévoyez, le cas échéant, des plans de logistique inverse (voir les orientations propres à chaque canal sur la distribution scolaire).
    • Documentez les attentes relatives à l’utilisation et au recrutement de prestataires de services logistiques. Ajoutez des informations sur les calendriers nécessitant la soumission de dossiers, l’examen de ces dossiers, ainsi que des modèles de contrats. Cette section doit inclure des orientations quant aux critères plus ou moins stricts pouvant être exigés sur ces prestataires de services logistiques aux niveaux inférieurs.
      • La mise en place de contrats robustes avec les prestataires de services logistiques est primordiale pour réduire les risques de fraude, de vol ou de détournement des MII. Pour obtenir des orientations complémentaires, consultez le document VectorWorks intitulé « Éviter, détecter et limiter les conséquences de la fraude, du vol et du détournement de moustiquaires imprégnées d’insecticide ».
    • Précisez les exigences de suivi et de documentation, en fournissant des orientations claires sur les attentes et les exemples de documents donnés en annexe.
      • Veillez à ce que la documentation de suivi et de reporting soit simple et claire, et ne contienne que des informations absolument essentielles. Évitez les documents trop longs, comportant des informations non essentielles, en particulier dans les documents de reporting. Les documents et rapports inexacts, incomplets ou inopportuns constituent un problème majeur dans l’approvisionnement et le suivi des MII. Une solution consiste à simplifier au maximum cette documentation.
      • Utilisez, dans la mesure du possible, toute documentation standard déjà adoptée dans le pays.
      • Voici les documents à fournir :
        • Outils de suivi logistique, qui existent probablement dans des formats établis dans le pays.
          • Bon de livraison.
          • Fiche de stock/d’inventaire.
        • Outils d’enregistrement et de reporting des distributions :
          • prévoyez une section réservée aux MII dans le registre des cliniques de SPN ou PEV afin d’éviter la tenue d’un registre distinct.
          • Registre de distribution pour les distributions scolaires et communautaires.
          • Formulaires de synthèse de la distribution pour les distributions scolaires et communautaires.
          • Prévoyez, dans les formulaires de reporting mensuels des établissements de santé, une section réservée au nombre de MII distribuées afin d’éviter la gestion d’un système de reporting de synthèse distinct.
    • Détails des plans définissant les responsabilités, y compris en matière de supervision, de vérification aléatoire des dépôts, etc. (voir l’étape 6).
    • Mettez en évidence le rôle des établissements de santé car, dans de nombreux modèles de DC, ceux-ci interviennent dans la logistique d’autres canaux de DC, parfois en tant que sites de stockage et/ou en tant que soutien au reporting.
    • Les plans de distribution initiale et de réapprovisionnement doivent porter non seulement sur les MII, mais aussi sur le matériel de soutien nécessaire, tel que les outils de suivi et de reporting et dans certains cas, les coupons.

  • La logistique associée à ce canal offre des possibilités optimales de liaison aux systèmes de transport, de stockage et de distribution existants. Les outils et systèmes existants doivent être privilégiés pour la documentation de suivi, la distribution, le réapprovisionnement et le reporting.
  • Le réapprovisionnement présente le plus grand défi. Cet aspect peut nécessiter la mise en place de systèmes parallèles et l’établissement de budgets supplémentaires, car aucun autre produit de volume comparable n’est habituellement distribué au sein du système de santé et il n’existe par conséquent aucun système de réapprovisionnement existant doté de capacités de stockage adéquates. C’est en partie pour cette raison que le réapprovisionnement représente un défi majeur dans les systèmes de distribution via les cliniques de SPN et PEV et constitue un maillon faible dans la chaîne de distribution par les établissements de santé de nombreux pays. Le réapprovisionnement sera d’autant plus fiable que :
    • Les systèmes sont conçus en intégrant la contribution des personnels qui comprennent les défis et opportunités, au niveau du district et des points de distribution.
    • Un système standard unique n’est pas imposé, mais plusieurs options sont proposées aux districts, qui peuvent alors adopter le système le mieux adapté à leur contexte et leurs besoins particuliers.
    • Le budget prévoit des postes clairement identifiés pour les besoins des districts en réapprovisionnement.
    • Les performances de gestion des stocks sont régulièrement examinées, et les raisons expliquant les faiblesses, ainsi que les opportunités d’amélioration, sont traitées lors des réunion d’examen, depuis le district vers les niveaux supérieurs.
  • Certains pays ont adopté un système de coupons pour la distribution par l’intermédiaire des établissements de santé : un coupon est remis à chaque membre du groupe cible lors d’une consultation dans une clinique de SPN ou PEV et peut être échangé contre une MII à un point de vente local (moyennant parfois une contribution pécuniaire de la part du bénéficiaire). Les systèmes de coupons ont, par conséquent, des besoins logistiques très différents :
    • La distribution initiale aux établissements de santé et leur réapprovisionnement porteront essentiellement sur les coupons. Comme ils sont beaucoup moins volumineux, les coûts de distribution sont bien plus faibles et le réapprovisionnement peut être assuré en utilisant d’autres ressources documentaires des établissements de santé.
    • Un partenariat étroit avec le secteur privé est indispensable pour garantir que toutes les communautés aient accès aux points de vente participants. Un dialogue étroit doit être maintenu pour contrôler et, si nécessaire, œuvrer à améliorer la disponibilité continue des stocks à ces points de vente participants.
  • Pour simplifier la gestion logistique de l’ensemble de la stratégie de distribution de MII, il est important de concevoir un plan de réapprovisionnement qui tienne compte de tous les systèmes de distribution. Il n’est pas nécessaire de séparer les MII destinées aux différents systèmes de distribution. L’établissement de santé peut disposer d’un seul stock de MII, qui servira, en fonction des besoins, aux diverses méthodes de distribution.
  • Ces questions sont examinées plus en détail dans le document VectorWorks Guide pour les systèmes de distribution des MILD par l’intermédiaire des établissements de santé.

  • La logistique associée à ce canal est probablement étroitement liée aux établissements de santé. Même s’il est possible de travailler en dehors du réseau d’établissements de santé, si nécessaire, le fait de relier la logistique à ce dernier engendre des opportunités de synergies et d’efficience.
  • Pour simplifier la gestion logistique de l’ensemble de la stratégie de distribution de MII, il est important de concevoir un plan de réapprovisionnement qui tienne compte de tous les systèmes de distribution. Il n’est pas nécessaire de séparer les MII destinées aux différents systèmes de distribution. L’établissement de santé peut disposer d’un seul stock de MII, qui servira, en fonction des besoins, aux diverses méthodes de distribution.
  • Un réseau de distribution par l’intermédiaire des établissements de santé étant probablement déjà établi à travers le pays, dans les régions où la distribution communautaire est ajoutée, les plans logistiques devraient être identiques jusqu’au niveau de l’établissement de santé. Si les MII ne sont pas stockées dans les établissements de santé, une planification logistique supplémentaire est nécessaire.
  • Les aspects essentiels à planifier sont les points d’échange des coupons (c.-à.d. les lieux où le membre d’un ménage pourra échanger son coupon contre une MII) et les centres de stockage et de réapprovisionnement.
    • Les points d’échange peuvent être des établissements de santé où sont aussi stockées les MII à distribuer par le biais des cliniques de SPN et PEV, ou, si ces établissements sont insuffisants, d’autres lieux au sein de la communauté, comme le domicile de volontaires.
    • Les centres de stockage doivent être situés dans les établissements de santé si ce réseau est suffisamment opérationnel. Si le stockage ne peut pas être assuré par les établissements de santé, d’autres sites de stockage doivent être envisagés, par exemple, dans les écoles, les organismes locaux ou autres.
  • Les options de distribution vers les points d’échange communautaires sont :
    • « Pull » : les représentants de la communauté se rendent dans les établissements de santé pour se procurer les stocks.
    • « Push » : les représentants des établissements de santé, ou les transporteurs locaux recrutés par ces derniers (par ex. un habitant de la communauté utilisant un vélo) livrent les stocks aux points de distribution communautaire.
  • La plupart des points d’échange n’ont généralement pas assez d’espace pour stocker plus de deux ou trois balles de MII, à plus forte raison lorsqu’ils sont situés au domicile d’un membre de la communauté. La quantité moyenne de MII stockées par un point d’échange pourrait être de deux balles.
  • Pour éviter les ruptures de stock au niveau communautaire, il est essentiel de définir un seuil précis qui indique quand un réapprovisionnement est nécessaire. Les planificateurs doivent définir un seuil minimum de quantité pour le réapprovisionnement (par exemple 10 MII, ou le nombre moyen distribué en un mois) afin de garantir une quantité de moustiquaires disponibles suffisante pour répondre à la demande entre la commande et la livraison. Le seuil minimum (stock de moustiquaires restant en nombre de mois avant de déclencher un réapprovisionnement) dépendra de la taille de l’espace de stockage, de la population de la circonscription et de l’accessibilité (qui détermine la fréquence du réapprovisionnement). De même, le niveau de stock maximal (par exemple, trois mois) doit être basé sur le taux de consommation, la capacité de stockage et la fréquence de réapprovisionnement estimée.
  • La quantification doit avoir pris en compte la probabilité d’une demande initiale plus forte que le niveau attendu par le système. Les planificateurs doivent garder cela à l’esprit et se préparer à des demandes de réapprovisionnement plus fréquentes, du moins dans un premier temps. Il peut également être judicieux d’augmenter le niveau de stock initial avant la saison des pluies, pour deux raisons :
    • Le taux d’échange peut être particulièrement élevé pendant la saison des pluies, ou à l’approche de celle-ci.
    • La mobilité peut être particulièrement limitée pendant la saison des pluies dans certaines régions, rendant difficile le réapprovisionnement d’une communauté.

Ces questions sont examinées plus en détail dans le document VectorWorks Guide de distribution communautaire de MII.

  • Les distributions scolaires ont généralement lieu une fois par an. Cela signifie que les plans de distribution et de réapprovisionnement seront considérablement différents de ceux établis pour les canaux de distribution communautaire et par l’intermédiaire des établissements de santé.
  • Consultez les personnels d’enseignement au niveau sous-national concernant le plan de transport. Ceux-ci pourront en effet vous informer sur l’accessibilité des différentes écoles.
  • Pour la distribution de MII par l’intermédiaire des écoles, une planification rigoureuse des voies de transport est importante afin d’améliorer le respect des délais. Compte tenu des conditions d’accessibilité des écoles au sein des communautés, certaines étant accessibles uniquement par bateau, en vélo ou à pied, le transport est souvent difficile à planifier. Dans certains cas, l’affectation d’un transitaire spécifique (ONG, grand projet ou transporteur local) peut constituer une solution plus pratique.
  • Les plans de transport (et la formation associée) doivent veiller à ce que les livraisons aient lieu pendant les heures de travail.
  • La plupart des écoles devraient disposer de capacités de stockage suffisantes pour les MII.
  • Afin de réduire les risques de vol, les MII doivent être distribuées aux groupes cibles au plus tard un ou deux jours après leur arrivée à l’école.
  • En cas de problème de stockage, il peut être nécessaire d’aider les écoles à identifier d’autres sites de stockage ou de leur allouer les fonds nécessaires à l’amélioration des conditions de stockage désignées, y compris les dispositifs de sécurité.
  • Le stockage peut aussi être problématique au niveau du district. Les planificateurs devront alors envisager de faire appel à des sites de stockage privés si les locaux publics sont insuffisants. Le processus de micro-planification doit comporter un examen rigoureux des exigences et des capacités de stockage disponibles.
  • Ces questions sont examinées plus en détail dans le document VectorWorks Guide de distribution scolaire de moustiquaires imprégnées d’insecticide.

(Les établissements de santé doivent utiliser les formulaires standards utilisés dans chaque pays pour le reporting des distributions et de synthèse.)