Étape 12 de la mise en œuvre de la DC

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Analyser les données et ajuster les plans en fonction des résultats

Objectifs

  • Veiller à ce que les résultats de la supervision, du suivi et de l’évaluation informent les stratégies de planification et de mise en œuvre.

Réalisations

  • Révision continue de la conception des programmes de DC.

Activités

  • Mener des réunions d’examen régulières au niveau national, régional et du district.
  • Guider les personnels des points de distribution, par le biais de formations et d’opportunités de supervision, à travers un processus d’autoréflexion sur certaines données clés et d’analyse des enseignements qu’ils peuvent tirer pour leur propre performance.
Conseil
  • Les plans établis au début d’un nouveau modèle de DC peuvent être optimistes (et idéalement, pragmatiques), selon les attentes des planificateurs quant à l’efficacité de la démarche de DC. Ce sont les résultats obtenus à l’issue du suivi, de la supervision et des réunions de gestion périodiques menés au niveau des établissements de santé, des districts, des régions, ainsi que du pays, qui informeront l’évolution et l’amélioration de la démarche de DC. Prévoir que des modifications et améliorations seront nécessaires et être ouvert aux opportunités de renforcement du système.
  • Rechercher les opportunités de rationaliser la mise en œuvre et de réduire la charge et les coûts de gestion. Par exemple, un pays a décidé de changer de transporteur pour faire appel à un prestataire capable d’envoyer des avis de livraison automatiques par SMS. Les pays qui organisent des distributions scolaires depuis plusieurs années n’auront peut-être pas besoin de mener des formations annuelles systématiques, sauf modification importante des processus.
  • Il est important de comprendre que la performance du système de DC peut évoluer dans le temps et selon le contexte. Les plans qui ont bien fonctionné à un moment et dans un lieu donnés nécessiteront peut-être des ajustements. Par conséquent, même si un système est en place depuis plusieurs années, un suivi continu, une revue périodique et des ajustements seront probablement nécessaires.
  • Il est tout aussi important de ne pas présumer que, sous prétexte qu’un système est en place depuis plusieurs années, il est suffisamment performant. De nombreux pays disposent de programmes de distribution par le biais des cliniques de SPN et PEV, établis de longue date. Ces programmes sont souvent de qualité médiocre et présentent de nombreuses opportunités d’amélioration.
  • Les aspects essentiels à examiner dans les données sont :
    • La fréquence des ruptures de stocks.
    • Les problématiques d’accès ; l’échange de coupons par les membres d’une communauté ou l’accès aux coupons dans un système de coupons ; les proportions de groupes cibles dont la participation est attendue.
    • La proportion des personnes éligibles pour recevoir une moustiquaire et qui se rendent effectivement aux points de distribution pour recevoir une moustiquaire.
    • La cohérence de la piste d’audit.
    • Les problématiques qui ressortent souvent des visites de supervision et de suivi.
    • L’égalité d’accès aux moustiquaires.
  • Qui doit mener ces examens, sur quels aspects doivent-ils porter et à quels niveaux ?
    • Les personnels de distribution peuvent examiner leur propre performance en réfléchissant notamment sur des questions telles que les nombres de distributions réelles par rapport aux attentes de distribution, les problématiques rencontrées lors de la récapitulation des distributions pour la réalisation de rapports mensuels (qui les incitent à améliorer l’exactitude et l’exhaustivité des registres quotidiens), les questions courantes posées par les bénéficiaires au sein des communautés (qui peuvent renseigner sur les modifications ou amendements qu’il convient d’apporter aux messages clés à communiquer).
    • Les personnels des établissements de santé peuvent jouer un rôle dans l’examen des données de niveau inférieur s’ils exercent des fonctions de supervision auprès des points de distribution communautaires. Dans ces cas, certains aspects spécifiques doivent être examinés comme le nombre de coupons distribués et les fluctuations inattendues, les stocks actuels, le nombre de MII distribuées et les niveaux de stocks restants, l’exactitude et l’exhaustivité des rapports reçus, ainsi que le feedback et les questions reçus du personnel au niveau communautaire. Les résultats obtenus à l’issue de ces examens contribueront à informer les orientations données lors des visites de supervision et des formations de remise à niveau, ainsi que les recommandations apportées aux districts tout au long de la chaîne de supervision concernant la conception des modèles.
    • Le district sera un interlocuteur essentiel pour l’examen des données, à l’échelle du district, concernant les points précités. Les équipes de district pourront tenir des réunions mensuelles afin d’examiner les questions ci-dessus et de décider des actions à mener. Les équipes de district disposeront d’une certaine latitude pour modifier si nécessaire les approches adoptées dans leur district, d’après les résultats. Il sera peut-être préférable de faire remonter certaines recommandations sur toute la chaîne de supervision vers les niveaux régionaux ou nationaux, afin que les amendements soient appliqués au modèle à l’échelle nationale, si des résultats similaires sont observés dans tout le pays.
  • Certaines données seront utiles à la conception de programmes futurs, tandis que d’autres données seront comparées aux besoins de gestion continue des activités. Examiner les deux types de données à tous les niveaux ; la dernière catégorie peut conduire à une action rapide au niveau des districts et inférieurs, tandis que la première engendrera probablement des changements plus lents. Il est possible que les personnels de districts ou de niveaux inférieurs ne soient pas en mesure d’opérer ces changements. Il est néanmoins important que ces personnels examinent tous ces aspects pour faire connaître leurs résultats et recommandations à l’ensemble de la chaîne de supervision.
  • Les bailleurs de fonds détiennent peut-être des données spécifiques demandant des efforts supplémentaires. Ceci devra être clarifié lors des attributions des bailleurs de fonds.
  • Il est important de veiller à ce que les expériences des personnels actifs au sein du système de DC informent l’analyse et la refonte, non pas simplement les données numériques. Veiller à ce que des représentants des différents niveaux de mise en œuvre prennent part aux réunions d’examen.
  • Aux niveaux inférieurs, organiser des réunions d’examen plus régulièrement (au minimum, une fois par mois au niveau des districts). Les réunions du comité de coordination peuvent se tenir chaque trimestre au niveau national et être une plateforme de discussion aux fins d’examen et de refonte. Toutefois, indifféremment de ces réunions plus fréquentes, il est conseillé de mener chaque année une discussion approfondie à vocation d’examen et de refonte dans le cadre d’une réunion d’examen annuelle regroupant les représentants de personnels de tous niveaux et visant à examiner tous les aspects intervenant dans le modèle de distribution.

Orientations propres à chaque canal

Distribution basée sur les établissements de santé
  • Les personnels d’établissements de santé ont un rôle crucial à jouer dans ce processus, non seulement dans le cadre des efforts de distribution menés par ces établissements, mais aussi en raison de leur rôle de soutien probable aux programmes de distribution communautaire et scolaire. Ces personnels sont souvent surchargés de travail et n’ont pas de temps à consacrer aux processus d’examen et de réflexion. Tâcher d’intégrer ce type d’opportunités aux réunions d’examen mensuelles.
  • Ces questions sont examinées plus en détail dans le document VectorWorks Guide pour les systèmes de distribution des MILD par l’intermédiaire des établissements de santé.
Distribution au base communautaire
  • Étant donné le grand nombre de personnels impliqués dans la distribution communautaire, il peut être difficile de donner une voix à une proportion raisonnable de ces personnels lors des réunions d’examen. Les résultats obtenus à l’issue des visites de supervision joueront un rôle particulièrement essentiel pour informer les processus d’examen et de refonte en tenant compte des expériences vécues au niveau communautaire.
  • Ces questions sont examinées plus en détail dans le document VectorWorks Guide de distribution scolaire de moustiquaires imprégnées d’insecticide.
Distribution au base scolaire
  • Comme ce modèle est limité à une seule distribution par an, veiller à planifier une réunion d’examen annuelle post-distribution afin d’en évaluer la performance et de procéder à une révision des plans qui permettra d’être prêt pour l’année suivante.
  • Ces questions sont examinées plus en détail dans le document VectorWorks Guide de distribution scolaire de moustiquaires imprégnées d’insecticide.

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