Étape 6 de la mise en œuvre de la DC

VectorWorks a rédigé un document extrêmement détaillé sur les pratiques et recommandations actuelles concernant différents aspects de la responsabilité. Nous avons intégré ces recommandations, s’il y a lieu, dans toutes les étapes du guide de mise en œuvre de la DC. Ce document peut être téléchargé ici. Voici un résumé des principaux aspects à garder à l’esprit lors de la planification :

• La responsabilité dans le cadre de distributions de produits de grande valeur est une notion importante en raison du risque élevé de fraude, de vol et de détournement.
• Il est donc important d’intégrer des options de prévention, d’identification et d’atténuation de l’impact de la fraude, du vol et du détournement aux processus de planification et de mise en œuvre de la DC.
• La supervision joue un rôle important dans la responsabilité et les deux aspects sont étroitement liés.
• Ce tableau présente une vue d’ensemble des risques potentiels au sein de la chaîne logistique des MII.
• Ce tableau présente une vue d’ensemble des recommandations à prendre en compte dans le plan de contrôle de la responsabilité.
• Impliquer un groupe diversifié de parties prenantes dans les phases de planification, y compris des représentants des communautés et, le cas échéant, de l’application des lois, afin de garantir que leurs points de vue soient pris en compte lors de l’élaboration du plan logistique (voir ci-dessous).
• Chercher à obtenir le soutien politique et administratif aux niveaux ministériels, régionaux et des districts, dans les domaines de la responsabilité et de la transparence. Les attentes en matière de responsabilité et de transparence doivent être claires et les répercussions en cas de manquement à ces attentes doivent être précisées.
• Le plan de logistique et de stockage élaboré à l’étape précédente prendra en compte les aspects liés à la responsabilité, et devra être largement partagé et évoqué en détail lors des séances de formation.
• Un plan de supervision et de contrôle de la responsabilité se veut un outil supplémentaire utile pour veiller à ce que tous les efforts visant à l’adoption de bonnes pratiques en matière de responsabilité soient décrits dans un document unique. Ce plan doit inclure une description des éléments suivants :
  • Efforts de prévention de la fraude, du vol et du détournement, en particulier :
    • Personnel
      • Présentation claire des personnels ayant un rôle important à jouer dans les efforts d’amélioration de la responsabilité, accompagnée d’une description claire de ces rôles.
      • Description claire du processus de sélection des personnels qui prendront part à la distribution.
      • Orientations claires sur les mesures à prendre en cas de personnel sous-performant.
    • Explication des raisons pour lesquelles un plan de logistique et de stockage robuste est important pour favoriser la responsabilité et une description des étapes à mettre en œuvre ou déjà mises en œuvre pour y parvenir :
      • Évaluation des risques de la chaîne logistique
      • États des lieux des entrepôts
      • Mettre la responsabilité au cœur de la formation et de la supervision
      • Veiller à la disponibilité des outils de suivi et de reporting des données dans des délais raisonnables
      • Établissement de contrats robustes et en temps opportun avec les prestataires de services logistiques
      • Engagements formels de responsabilité de la part des personnels du secteur public
      • Exigences de documentation.
  • Efforts de détection de la fraude, du vol et du détournement, en particulier :
    • Mise à disposition des outils ou listes de vérification nécessaires pour guider les visites de supervision.
    • L’implication des responsables politiques, de l’application des lois et des communautés, ainsi que des groupes d’influence, devrait, à tous les niveaux, accroître les chances de signalement des cas de vol ou de détournement.
    • Information de tous les points de stockage et de distribution sur la quantité de MII qu’ils s’apprêtent à réceptionner, avant la livraison.
    • Inspections visuelles aléatoires des stocks.
    • Revue de la piste documentaire afin d’identifier les pertes éventuelles.
  • Efforts d’atténuation de l’impact de la fraude, du vol et du détournement, en particulier :
  • Veiller à ce que les contrats avec les prestataires de services logistiques :
    • Soient juridiquement contraignants.
    • Garantissent l’engagement des prestataires de services logistiques à fournir un niveau d’accès approprié à l’assurance.
    • Indiquent clairement que les services ne seront pas rémunérés si le nombre comptabilisé de produits, à quelque moment que ce soit, ne correspond pas au nombre exact à livrer.
    • Soient signés après lecture des documents avec les prestataires de services logistiques.
    • Couvrent à la fois les prestations de transport et de stockage.
  • Partenariats, voire peut-être des groupes de travail formels à des niveaux essentiels, notamment avec :
    • Des agences de sécurité, telles que l’armée et la police, s’il y a lieu, pour permettre d’enquêter rapidement sur les cas de fraude ou de vol afin d’améliorer les chances de récupérer les produits volés.
    • La communauté, y compris la société civile, pour favoriser le signalement rapide des vols, faciliter l’identification des auteurs et permettre la restitution des MII volées.
  • Les expériences sont passées en revue au moins une fois par an ou selon le besoin, conformément au cycle de planification et de mise en œuvre. Elles doivent être utilisées pour affiner le plan logistique et autres politiques, systèmes et pratiques intervenant dans la chaîne logistique des MII.
  • La supervision comprend le suivi des compétences et des pratiques des diverses personnes intervenant dans la gestion du canal de distribution. Les visites de supervision doivent inclure un contrôle de l’application des procédures, des activités de communication et de la qualité de la formation. Des rapports de supervision doivent être rédigés et les conclusions doivent être utilisées pour la planification des séries suivantes.
  • Inclure un plan de supervision qui :
    • Décrit les rôles et responsabilités.
    • Énonce les calendriers de supervision.
    • Prévoit des aide-mémoire pour les superviseurs en fonction des différents canaux utilisés.
    • Décrit les résultats attendus à l’issue de la supervision et le mécanisme qui permettra de garantir la prise en compte de ces résultats dans les actions décidées par la suite.